10 kỹ năng giúp bạn thành công

(Dân trí) – Ngoài trình độ học vấn, kinh nghiệm và bằng cấp, để được thăng tiến hay để khởi đầu một công việc thì phẩn cần rất nhiều phẩm chất khác. Trong số hàng trăm bí quyết dẫn đến thành công thì 10 kỹ năng sau dường như là những bí quyết quan trọng nhất…

Năng lực lãnh đạo: Năng lực lãnh đạo là khả năng khiến người khác làm những gì mà bạn muốn họ làm. Nếu bạn là một người lãnh đạo giỏi, mọi người sẽ làm những gì mà bạn yêu cầu dù cho bạn có ở đó để giám sát việc làm của họ hay không. Nếu bạn là một người lãnh đạo xuất sắc thì họ sẽ thực hiện theo yêu cầu của bạn, cố gắng hết sức để có thể làm thật tốt, họ thích được làm việc cho bạn và luôn cố gắng làm nhiều hơn những gì bạn yêu cầu mà chỉ nhằm làm bạn hài lòng. Còn nếu bạn là một người lãnh đạo biết khích lệ người khác thì đương nhiên họ sẽ làm những gì mà bạn yêu cầu, cố gắng đóng góp sức mình cho công việc ấy nhiều hơn những gì bạn trông đợi, họ luôn đảm bảo rằng bất cứ những gì họ làm cũng là những gì tốt nhất mà họ có thể cống hiến, không chỉ thế họ còn coi công việc của mình không những là niềm yêu thích mà hơn thế còn là một sự chia sẻ mục tiêu với tư cách của một người đồng nghiệp đối với bạn.

Năng lực lãnh đạo còn bao gồm khả năng biết đem lại động lực làm việc cho người khác, khả năng tạo ra điều kiện thuận lợi mỗi khi có sự thay đổi nào đó, khả năng thay đổi hành vi của người khác và khả năng giải quyết những mối bất hòa giữa mọi người.

Năng lực tổ chức: Năng lực tổ chức là khả năng sắp xếp thời gian, quản lí nhân sự và công việc theo cách mà mọi việc đều diễn ra theo một trình tự tốt nhất, được thực hiện bởi những cá nhân xuất sắc nhất và trong một khung thời gian hiệu quả nhất. Một nhà tổ chức giỏi cũng cần phải đảm bảo rằng tất cả nguyên liệu trong quá trình sản xuất phải luôn ở đúng nơi có nhu cầu, đúng thời điểm cần thiết và luôn đủ về số lượng mà không hề đòi hỏi phải dự trữ quá nhiều.

Kĩ năng bán hàng: Kĩ năng bán hàng là khả năng bạn khiến người khác muốn mua những ý tưởng, những dịch vụ hay các sản phẩm của bạn. Bạn có làm bất cứ điều gì thì kĩ năng này cũng là cách duy nhất để bạn có thể kiếm tiền. Dù bạn có cho rằng mình là một người bán hàng kém cỏi đến mức nào đi chăng nữa thì khi phải làm một công việc gì đó bạn cũng sẽ cố gắng để bán được ít nhất một mặt hàng.

Hầu như mọi người đều nghĩ rằng buôn bán là phải tính toán gian lận. Nhưng nếu bạn dành ra chút ít thời gian để nghiên cứu về nghệ thuật bán hàng thì bạn sẽ thấy rằng việc buôn bán cũng tương tự như việc đưa ra những lời khuyên như bạn nên bắt đầu một ngày như thế nào, bạn chọn con đường thăng tiến trong công việc ra sao, bạn phải làm gì để ngân hàng cho bạn vay một khoản tiền và làm thế nào để được lựa chọn vào ban chủ tịch trong câu lạc bộ mà bạn đang sinh hoạt ở bên ngoài. Hãy bắt đầu với cuốn “Bán hàng cho những kẻ ngốc” do Tom Hopkins viết.

Năng lực quản lý và tìm kiếm thông tin: Năng lực này bao gồm khả năng phát hiện ra đâu là những tin tức, sách báo, băng hình, các chương trình đào tạo hay vô số những nguồn thông tin khác có giá trị nhất, có thể giúp bạn luôn cập nhập trong lĩnh vực chuyên môn của mình cũng như trong các lĩnh vực khác mà có tác động chặt chẽ nhất tới bạn. Nhưng bên cạnh đó, có những kĩ năng quản lí và tìm kiếm thông tin tốt còn đồng nghĩa với việc có mối quan hệ với các chuyên gia – những người mà có thể giúp đỡ bạn và đồng nghĩa với việc có một quyển sổ ghi chép một cách cụ thể những địa chỉ liên lạc của họ. Kỹ năng này quan trọng đến mức hầu hết các công ty đều có một ban riêng chuyên phụ trách nhiệm vụ này và được quản lí bởi một giám đốc thông tin.

Khả năng áp dụng những công nghệ hiện đại: Có một thực tế là bạn cần phải biết được và áp dụng tẩt cả những công nghệ hiện đại có liên quan đến ngành kinh doanh nói chung và lĩnh vực của bạn nói riêng. Nếu không có công nghệ thì bạn sẽ chẳng thể nào có những tiến bộ. Ít nhất thì bạn cũng phải có được những kĩ năng sử dụng máy tính cơ bản nhất. Điều đó có nghĩa là bạn cần phải biết cách đánh máy (hay biết cách gõ bàn phím theo như cách gọi hiện nay). Nhưng nó lại không chỉ là kĩ năng văn phòng hay kĩ năng của một người thư kí đơn thuần. Chẳng hạn nếu như bạn là một huấn luyện viên, một người dẫn chương trình hay khi bạn trình bày bất cứ loại bài diễn thuyết nào thì bạn cũng cần phải có những hiểu biết chung và biết cách sử dụng đèn chiếu, máy chiếu, hệ thống âm thanh hình ảnh, các chương trình đào tạo có máy tính trợ giúp và các phương tiện âm thanh có sử dụng đèn chiếu từ máy vi tính.

Khả năng thuyết phục và thương thuyết: Đây là những năng lực cơ bản để khiến người khác thực hiện theo những gì bạn mong muốn. Những kĩ năng này rất gần với kĩ năng bán hàng và kĩ năng tạo ra động lực làm việc. Chúng thực sự cần thiết đối với tính cách của một người lãnh đạo. Người nào thay mặt cho ông chủ hay các khách hàng của họ sử dụng những kĩ năng này một cách thành công thì hầu như luôn vượt lên trên những người khác.

Có óc suy xét: Dù cho bạn có gọi đó là một sự suy xét khôn ngoan, một cảm giác thông thường, một lương tri chất phác hay một sự khôn ngoan thường thấy thì đây vẫn là một trong những năng lực có giá trị nhất trong bất cứ nỗ lực cố gắng nào trong hầu hết mọi xã hội. Đó là khả năng đưa ra những sự đánh giá chính xác, những lựa chọn khôn ngoan đặc biệt khi chúng có liên quan đến những người khác. Đó còn là khả năng phát triển những ý kiến đã được thông tin. Nhưng hơn cả thế nó còn bao gồm một trực giác nhạy bén và một kinh nghiệm đã qua kiểm chứng thực tế. Năng lực này bắt đầu với sự phát triển của cái gọi là “những kĩ năng tư duy có phê phán”.

Khả năng quản lí tình hình tài chính: Bạn không cần phải là một thần đồng về toán học nhưng bạn lại cần phải biết về dự thảo ngân sách và lên kế hoạch nếu như bạn đang trong ban quản lí một đơn vị. Lí do của việc này là bởi có thể bạn sẽ có một khoản ngân quỹ dành cho một phòng ban nào đó mà bạn phải quản lí. Tuy nhiên nếu bạn muốn trở thành một người lãnh đạo chính trong đơn vị thì bạn nên biết về tầm quan trọng của việc nắm vững những vấn đề tài chính của đơn vị, mà nó bao gồm việc làm tăng vốn, vòng quay tiền mặt, quản lí tài sản, lên kế hoạch về thuế, ngân sách tài chính, đánh giá tiền tệ, liên doanh liên kết và kết quả của chúng, quản lí tín dụng và tác động của những qui định của chính phủ.

Kĩ năng viết: Hiện nay là thời đại thông tin cho nên mọi người muốn biết được những gì mà bạn đã biết. Họ muốn được tiếp cận với những gì mà bạn biết kể cả khi mà họ không thể tiếp cận với bạn. Vì vậy họ muốn bạn viết ra những điều bạn biết cho họ. Họ muốn bạn viết một cách chính xác và dễ hiểu. Ngược lại bạn muốn người khác biết và tin tưởng vào những điều tốt đẹp ở bạn để họ sẽ tuyển dụng bạn, kí kết hợp đồng với bạn hay mua sản phẩm của bạn. Khi đó bạn cần phải đem tới cho họ những bài viết đầy thuyết phục, mang tính khuyến lệ, tạo được sự tin tưởng và chứa đựng nhiều thông tin để khiến cho họ biết được những gì bạn đã làm, những gì bạn biết và những gì bạn có thể làm.

Kĩ năng nói: Ít nhất thì bạn cũng phải có khả năng điều hành hay tham dự vào các buổi họp hành. Thậm chí dù cho bạn có là một nhân viên quản lí ở chức vụ bình thường thì bạn cũng phải nói lên được ý kiến của bản thân hay ý kiến của phòng bạn trong các buổi họp. Bạn nên biết lập luận cho mình khi bạn muốn được tăng lương hay nhận được sư ủng hộ về tài chính hay ủng hộ trong một dự án nào đó. Bạn còn nên biết cách là một người phỏng vấn hay người trả lời phỏng vấn xuất sắc. Bạn phải biết cách thuyết trình một cách thuyết phục và hiệu quả để giành lấy một công việc, để đạt được khoản tiền mà bạn mong muốn, để được giao công việc mà bạn yêu thích, để lấy được thông tin cần thiết, để phổ biến những thông tin mà bạn muốn, để khiến những người khác làm việc gì đó và để thuê được những nhân công giỏi. Ít nhất thì bạn cũng phải nói tốt khi nói chuuyện chỉ với một khách hàng để có thể bán được sản phẩm.

Trần Anh Quốc
Tổng hợp

Top 10 Kỹ năng “mềm” để sống học tập và làm việc hiệu quả

Có một nghịch lý rất khó lý giải: Người VN thi các giải quốc tế (toán, vật lý, cờ vua, robotcom…) đều được đánh giá rất cao, thế nhưng lại chưa thành đạt nhiều trong công việc.

Năm nào nước ta cũng có rất nhiều giải vàng, giải bạc quốc tế – điều mà nhiều nước trong khu vực phải ghen tị. Nhưng mỗi khi nói về năng lực của lao động VN thì chắc chắn chúng ta dừng ở một vị trí đáng buồn. Tại sao lại thế? Rõ ràng là có một khoảng hẫng hụt lớn giữa cái được dạy và nhu cầu xã hội, thực tế sản xuất kinh doanh.

Trong hội nghị với bộ Đại học, UNESCO đề xướng mục đích học tập: “Học để biết, học để làm, học để chung sống, học để tự khẳng định mình”. Trường học chúng ta hiện đang nặng về học để biết, nghĩa là chỉ đạt được một trong bốn mục tiêu của UNESCO.

Ngân hàng Thế giới gọi thế kỷ 21 là kỷ nguyên của kinh tế dựa vào kỹ năng – Skills Based Economy (http://www.librarything.com/work/5395375). Năng lực của  con người được đánh giá trên cả 3 khía cạnh: kiến thức, kỹ năng và thái độ. Các nhà khoa học thế giới cho rằng: để thành đạt trong cuộc sống thì kỹ năng mềm (trí tuệ cảm xúc) chiếm 85%, kỹ năng cứng (trí tuệ logic) chỉ chiếm 15% (http://www.softskillsinstitution.com/faq.htm).

Chúng ta đã bước vào thế kỷ 21 đã 10 năm, thế mà chương trình đào tạo và việc đánh giá năng lực của học sinh, sinh viên vẫn dựa chủ yếu vào kiến thức. Peter M. Senge nói “Vũ khí cạnh tranh mạnh nhất là học nhanh hơn đối thủ”. Rõ ràng muốn tăng cường năng lực cạnh tranh chúng ta không những phải học nhanh mà phải học đúng.

Ngày xưa, nhà trường là nơi duy nhất để ta có thể tiếp cận với kiến thức. Thế giới ngày càng phẳng hơn, nhờ internet mọi người đều có thể tiếp cận được thông tin, dữ liệu một cách bình đẳng, mọi lúc, mọi nơi. Kiến thức ngày càng nhiều và từ việc có kiến thức đến thực hiện một công việc để có kết quả cụ thể không phải chỉ có kiến thức là được. Từ biết đến hiểu, đến làm việc chuyên nghiệp với năng suất cao là một khoảng cách rất lớn. Vậy câu hỏi đặt ra là: “Kỹ năng nào là cần thiết cho mỗi con người để thành công trong công việc và cuộc sống?”

Tại Mỹ, Bộ Lao động Mỹ (The U.S. Department of Labor) cùng Hiệp hội Đào tạo và Phát triển Mỹ (The American Society of Training and Development) gần đây đã thực hiện một cuộc nghiên cứu về các kỹ năng cơ bản trong công việc. Kết luận được đưa ra là có 13 kỹ năng cơ bản cần thiết để thành công trong công việc:

1.      Kỹ năng học và tự học (learning to learn)

2.      Kỹ năng lắng nghe (Listening skills)

3.      Kỹ năng thuyết trình (Oral communication skills)

4.      Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills)

5.      Kỹ năng tư duy sáng tạo (Creative thinking skills)

6.      Kỹ năng quản lý bản thân và tinh thần tự tôn (Self esteem)

7.      Kỹ năng đặt mục tiêu/ tạo động lực làm việc (Goal setting/ motivation skills)

8.      Kỹ năng phát triển cá nhân và sự nghiệp (Personal and career development skills)

9.      Kỹ năng giao tiếp ứng xử và tạo lập quan hệ (Interpersonal skills)

10.  Kỹ năng làm việc đồng đội (Teamwork)

11.  Kỹ năng đàm phán (Negotiation skills)

12.  Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả (Organizational effectiveness)

13.  Kỹ năng lãnh đạo bản thân (Leadership skills)

Năm 1989, Bộ Lao động Mỹ cũng đã thành lập một Ủy ban Thư ký về Rèn luyện các Kỹ năng Cần thiết (The Secretary’s Commission on Achieving Necessary Skills – SCANS). Thành viên của ủy ban này đến từ nhiều lĩnh vực khác nhau như giáo dục, kinh doanh, doanh nhân, người lao động, công chức… nhằm mục đích “thúc đẩy nền kinh tế bằng nguồn lao động kỹ năng cao và công việc thu nhập cao”. (http://wdr.doleta.gov/SCANS/)

Tại Úc, Hội đồng Kinh doanh Úc (The Business Council of Australia – BCA) và Phòng thương mại và công nghiệp Úc (the Australian Chamber of Commerce and Industry – ACCI) với sự bảo trợ của Bộ Giáo dục, Đào tạo và Khoa học (the Department of Education, Science and Training – DEST) và Hội đồng giáo dục quốc gia Úc (the Australian National Training Authority – ANTA) đã xuất bản cuốn “Kỹ năng hành nghề cho tương lai” (năm 2002). Cuốn sách cho thấy các kỹ năng và kiến thức mà người sử dụng lao động yêu cầu bắt buộc phải có. Kỹ năng hành nghề (employability skills) là các kỹ năng cần thiết không chỉ để có được việc làm mà còn để tiến bộ trong tổ chức thông qua việc phát huy tiềm năng cá nhân và đóng góp vào định hướng chiến lược của tổ chức. Các kỹ năng hành nghề bao gồm có 8 kỹ năng như sau:

1.      Kỹ năng giao tiếp (Communication skills)

2.      Kỹ năng làm việc đồng đội (Teamwork skills)

3.      Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills)

4.      Kỹ năng sáng tạo và mạo hiểm (Initiative and enterprise skills)

5.      Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc (Planning and organising skills)

6.      Kỹ năng quản lý bản thân (Self-management skills)

7.      Kỹ năng học tập (Learning skills)

8.      Kỹ năng công nghệ (Technology skills)

(Nguồn: http://www.acci.asn.au/text_files/issues_papers/Employ_Educ/ee21.pdf)

Chính phủ Canada cũng có một bộ phụ trách về việc phát triển kỹ năng cho người lao động. Bộ Phát triển Nguồn Nhân lực và Kỹ năng Canada (Human Resources and Skills Development Canada – HRSDC) có nhiệm vụ xây dựng nguồn nhân lực mạnh và có năng lực cạnh tranh, giúp người Canada nâng cao năng lực ra quyết định và năng suất làm việc để nâng cao chất lượng cuộc sống. Bộ này cũng có những nghiên cứu để đưa ra danh sách các kỹ năng cần thiết đối với người lao động. Conference Board of Canada là một tổ chức phi lợi nhuận của Canada dành riêng cho nghiên cứu và phân tích các xu hướng kinh tế, cũng như năng lực hoạt động các tổ chức và các vấn đề chính sách công cộng. Tổ chức này cũng đã có nghiên cứu và đưa ra danh sách các kỹ năng hành nghề cho thế kỷ 21 (Employability Skills 2000+) bao gồm cá kỹ năng như:

1.      Kỹ năng giao tiếp (Communication)

2.      Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving)

3.      Kỹ năng tư duy và hành vi tích cực (Positive attitudes and behaviours)

4.      Kỹ năng thích ứng (Adaptability)

5.      Kỹ năng làm việc với con người (Working with others)

6.      Kỹ năng nghiên cứu khoa học, công nghệ và toán (Science, technology and mathematics skills)

(Nguồn: http://www.dest.gov.au/NR/rdonlyres/4E332FD9-B268-443D-866C-621D02265C3A/2212/final_report.pdf)

Chính phủ Anh cũng có cơ quan chuyên trách về phát triển kỹ năng cho người lao động. Bộ Đổi mới, Đại học và Kỹ năng được chính chủ thành lập từ ngày 28/6/2007, đến tháng 6/2009 thì được ghép với Bộ Kinh tế, Doanh nghiệp và Đổi mới Pháp chế để tạo nên bộ mới là Bộ Kinh tế, Đổi mới và Kỹ năng. Bộ này chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến việc học tập của người lớn, một phần của giáo dục nâng cao, kỹ năng, khoa học và đổi mới. (Nguồn: http://www.dius.gov.uk/). Cơ quan chứng nhận chương trình và tiêu chuẩn (Qualification and Curriculum Authority) cũng đưa ra danh sách các kỹ năng quan trọng bao gồm:

1.      Kỹ năng tính toán (Application of number)

2.      Kỹ năng giao tiếp (Communication)

3.      Kỹ năng tự học và nâng cao năng lực cá nhân (Improving own learning and performance)

4.      Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông (Information and communication technology)

5.      Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving)

6.      Kỹ năng làm việc với con người (Working with others)

Chính phủ Singapore có Cục phát triển lao động WDA (Workforce Development Agency) WDA đã thiết lập hệ thống các kỹ năng hành nghề ESS (Singapore Employability Skills System) gồm 10 kỹ năng (http://wsq.wda.gov.sg/GenericSkills/):

1.      Kỹ năng công sở và tính toán (Workplace literacy & numeracy)

2.      Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông (Information & communications technology)

3.      Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định (Problem solving & decision making)

4.      Kỹ năng sáng tạo và mạo hiểm (Initiative & enterprise)

5.      Kỹ năng giao tiếp và quản lý quan hệ (Communication & relationship management)

6.      Kỹ năng học tập suốt đời (Lifelong learning)

7.      Kỹ năng tư duy mở toàn cầu (Global mindset)

8.      Kỹ năng tự quản lý bản thân (Self-management)

9.      Kỹ năng tổ chức công việc (Workplace-related life skills)

10.  Kỹ năng an toàn lao động và vệ sinh sức khỏe (Health & workplace safety).

Trong WDA còn có Trung tâm kỹ năng hành nghề (The Centre for Employability Skills (CES)) để đánh giá hệ và hỗ trợ đào tạo kỹ năng.

Ở VN, các kỹ năng chưa được chú trọng trong hệ thống giáo dục cũng như trong cuộc sống. Hình như nền giáo dục của chúng ta đang dựa trên một giả định “người ta biết thì người ta sẽ làm được”. Và vì vậy họ cứ cố dạy cho học sinh, sinh viên thật nhiều kiến thức hòng làm được việc khi ra trường. Nhưng thực tế đâu có vậy, từ biết đến hiểu là một khoảng cách rất xa, và từ hiểu đến làm việc chuyên nghiệp với năng suất cao là một khoảng cách còn xa hơn nữa. Điều này dẫn đến một thực trạng là sinh viên khi ra trường  biết nhiều kiến thức nhưng lại không có khả năng làm việc cụ thể. Chỉ vài năm gần đây, các phương tiện thông tin đại chúng mới nhắc nhiều đến cụm từ “kỹ năng” và “kỹ năng mềm”.

Kỹ năng là khả năng thực hiện một công việc nhất định, trong một hoàn cảnh, điều kiện nhất định, đạt được một chỉ tiêu nhất định. Các kỹ năng có thể là kỹ năng nghề nghiệp (các kỹ năng kỹ thuật cụ thể như hàn, tiện, đánh máy, lái xe, lãnh đạo, quản lý, giám sát…) và kỹ năng sống (các kỹ năng giao tiếp, ứng xử, tư duy, giải quyết xung đột, hợp tác, chia sẻ…). Mỗi người học nghề khác nhau thì có các kỹ năng khác nhau nhưng các kỹ năng sống là các kỹ năng cơ bản thì bất cứ ai làm nghề gì cũng cần phải có.

Chúng ta tự hào về nguồn lao động dồi dào. Nhưng đó mới chỉ là số lượng. Chất lượng lao động mới là vấn đề đáng bàn. Theo bà Nguyễn Thị Hằng (nguyên Bộ trưởng Bộ LĐ, TB & XH, Chủ tịch hội dạy nghề VN), hiện nay, Việt Nam còn đến hơn 50% lao động trong tổng số hơn 10 triệu lao động chưa qua đào tạo cơ bản chính quy, mà chủ yếu là vừa học vừa làm hoặc làm những công việc đơn giản. Điều đó cho chúng ta thấy bức tranh tổng thể về kỹ năng nghề nghiệp của lực lượng lao động không có gì là sáng sủa cho lắm và còn nhiều việc phải làm để có một bức tranh tươi sáng hơn. Điều tối thiểu phải biết (nhưng lại không phải ai cũng biết), là xã hội bây giờ sử dụng sản phẩm dùng được, chứ không sử dụng khả năng hay bằng cấp của con người. Anh không có kỹ năng đánh máy, thì có thuộc lòng 10 quyển sách về Microsoft Office cũng vô nghĩa. Anh không thiết kế nổi một cái nhà bình thường 3 tầng, thì có tốt nghiệp xuất sắc trường Kiến trúc cũng vô nghĩa.

Tổng hợp các nghiên cứu của các nước và thực tế VN, 10 kỹ năng sau là căn bản và quan trọng hàng đầu cho người lao động trong thời đại ngày nay:

1.      Kỹ năng học và tự học (Learning to learn)

2.      Kỹ năng lãnh đạo bản thân và hình ảnh cá nhân (Self leadership & Personal branding)

3.      Kỹ năng tư duy sáng tạo và mạo hiểm (Initiative and enterprise skills)

4.      Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc (Planning and organising skills)

5.      Kỹ năng lắng nghe (Listening skills)

6.      Kỹ năng thuyết trình (Presentation skills)

7.      Kỹ năng giao tiếp và ứng xử (Interpersonal skills)

8.      Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills)

9.      Kỹ năng làm việc đồng đội (Teamwork)

10.  Kỹ năng đàm phán (Negotiation skills)

Như vậy ngoài những kiến thức chuyên môn, người lao động cần phải được trang bị thêm các kỹ năng hành nghề để đảm bảo có được việc làm mà còn để tiến bộ trong tổ chức thông qua việc phát huy tiềm năng cá nhân và đóng góp vào định hướng chiến lược của tổ chức góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.

Lâu nay chúng ta chỉ nghĩ đến xuất khẩu lao động, nhưng một thực tế mới đang thách đố người lao động VN là trong thời kỳ khủng hoảng người nước ngoài đang đến tranh chỗ làm việc của ta. Chúng ta có thể bị thua ngay trên sân nhà.

Rõ ràng 10 kỹ năng mềm thiết yếu này không những chỉ giúp người lao động nâng cao năng suất, hiệu quả công việc mà thực chất là giúp ích rất nhiều trong mọi khía cạch cuộc sống ở gia đình ngoài xã hội tại công sở, nâng cao đáng kể chất lượng cuộc sống và văn hóa xã hội, góp phần thay đổi diện mạo con người VN.

Học hỏi kinh nghiệm từ các nước công nghiệp tiên tiến, nhà nước cần phải xây dựng một  chương trình quốc gia về kỹ năng mềm, thành lập một cơ quan chuyên trách xây dựng hệ thống kỹ năng, đào tạo và giám sát chất lượng năng lực của lực lượng lao động. Chúng ta đã bước vào kỷ nguyên kinh tế tri thức. Trong kỷ nguyên kinh tế tri thức thì nguồn vốn con người là quan trọng nhất. “Không thể giải quyết vấn đề mới bằng chuẩn mực cũ” Không thể ngồi hô hào về cải cách giáo dục mà phải có biện pháp cụ thể để nâng cao năng lực của mỗi người dân, nâng cao năng lực cạnh tranh của VN.

Phan Quốc Việt

theo dantri.com.vn

Right brain- Left brain

First, identify yourself as right or left brain person:

  1. Hold your hands together, as if you were praying.
    Look at your hands. If you see
    Left thumb is below the right thumb —> left brain
    Right thumb is below the left thumb —> right brian
  2. 2. Fold your arms in front of you (as if you are angry)
    Right arm above left arm —> left brain
    Left arm above right arm —> right brain

    Based on 1+2 (order important), below is the interpretation of your personality:


Right-Left
Considerate, traditional, indirect type
can instinctly read other’s emotion, and respond friendly by natures. Although not very into taking intiatives in moving forward, but this person will always take a step back in supporting others. Stable personality and considerate, give others a being protected feeling. But the weakness is they cannot say no; regardless how unwilling they are, they will take care of others.

Right-Right
Loves challenges

type
Straightfoward. Once they decided on one thing, will take action right away. Very curious, and love challenges. Dare to face dangers without thinking through (sometimes foolishly). Their weakness is they dont listen to others, will filter in only what whey want to hear in a conversation, and very subjective. However, because of their straightforward attitude, they tend to be fairly popular.

Left-Left
Dedicated, cold, perfectionist
Very logical in all aspects. The only way to defeat (or win over) him/her is through reasons. Has a lot of prides, and feeling strongly about doing the right thing. If they are your friends, they are very trustworthy. However, if they are your opponets, they will be very tough to deal with. Because they can be

very “anal” as a perfectionist, they usually leave a bad impression of being hard to deal with when first met.

Left-Right
Likes to take care of others, leader type

Has a cool and keen observation ability to see through situations, yet still can be considerate in others needs. Because of their cool and calm nature, and strong sense of responsibility, they tend to become head of a group. Popular among people. However, they may not be able to help themselves in meddling because they want to take care of others too much. Very concerned about how others view them, and always on alert.

4 cấp độ đo lường mức độ thông thạo một kỹ năng

Tạm dịch:

  • Conscious: ý thức, tiềm thức
  • Competence: khả năng cạnh tranh, khả năng

Ai cũng biết việc học là vô cùng quan trọng, nhưng không phải ai cũng biết thực hiện “học, học nữa, học mãi”

Khi bạn biết mình đang thiếu một kỹ năng gì đó quan trọng, bạn sẽ dễ dàng tìm thấy động lực học cho mình và có thái độ học rất nghiêm túc. Nhưng thật khó để giữ thái độ đó trong suốt quá trình học . Bao giờ cũng vậy, đầu tiên bạn rất hăm hở bắt đầu rèn luyện, rồi sau một tháng, khi chưa thấy được kết quả đem lại, bạn sẽ mau chóng xuống tinh thần, và dần buông xuôi quá trình rèn luyện của mình. Bạn sẽ kết thúc quá trình theo cách mà bạn không hề muốn khi bắt đầu nó.

Mô hình “Conscious Competence Matrix” (tạm dịch là ma trận ý thức-kiến thức) nêu lên các giai đọan trong một quá trình học , từ đó giúp chúng ta biết được mình đang ở đâu trên con đường đó, giúp ta tạo thêm động lực trong một số giai đọan mà tinh thần học đang sa sút.

Theo Mô hình Conscious Competence Matrix (CCM), một quá trình học gồm có 4 cấp độ:

Level 1 – Unconscious Incompetence
(You Don’t Know that You Don’t Know)

Ở cấp độ này, bạn không biết là mình thực sự thiếu những kiến thức và kỹ năng gì, và trở nên “tự tin hơn mức cần thiết”

Level 2 – Conscious Incompetence
(You Know that You Don’t Know)

Bạn đã tiếp cận nhiều kiến thức, nhiều cá nhân, và phát hiện ra là mình chẳng biết gì hết. Điều này làm cho sự tự tin của bạn giảm sút

Level 3 – Conscious Competence
(You Know that You Know)

Bạn đã học xong một kỹ năng hay kiến thức nào đó, bạn áp dụng nó vào thực tiễn. Càng ngày bạn áp dụng nó nhiều hơn, có nhiều kinh nghiệm hơn và luôn cố gắng tiếp tục cải thiện no.

Level 4 – Unconscious Competence

(You Don’t Know that You Know – It Just Seems Easy!)

Ở cấp độ này, bạn sử dụng kỹ năng của mình mà không hề đề ý đến nó. Nó đã trở thành thói quen và là một phần thuộc về bạn.

Vậy bây giờ hãy xem lại các kỹ năng cần có cho công việc của mình, và xem xem bạn đang ở cấp độ nào nhé.

Một công cụ hay: chuyển văn bản thành mindmap

Tham khảo tại đây:  http://www.text2mindmap.com/

Bạn sẽ dễ dàng chuyển một đoạn text sang mindmap.

Ước lượng chính xác thời gian thực hiện dự án

Kỹ năng ước lượng thời gian thực hện là kỹ năng quan trọng trong việc quản lý dự án, vì 2 lý do sau:

  • Đánh giá đúng thời gian giúp bạn đưa ra deadline (hạn hoàn thành) đúng, điều này sẽ nâng cao uy tín của bạn
  • Thời gian thực hiện dự án thường ảnh hưởng lớn đến chi phí và lợi nhuận của dự án

Đa số mọi người thường ước lượng sai thời gian thực hiện ( thường là ít hơn thời gian thực tế) vì không nắm được đầy đủ về những công việc phải làm, và chưa tính đến các tình huống bất ngờ xảy ra. Một tình huống nữa là các công việc quan trọng khác có thể xảy ra bất ngờ và chiếm mất thời gian của những người tham gia thực hiện dự án.
Sau đây là một vài gợi ý để ứng dụng cho các dự án nhỏ (ở các dự án lớn, bạn nên sử dụng Gantt Charts và Critical Path Analysis để chia một dự án lớn thành nhiều dự án nhỏ).

B1. Nắm được hết các công việc bạn phải thực hiện:Hãy liệt kê tất cả các nhiệm vụ phải làm một cách chi tiết.

Vd, việc triển khai một hệ thống Access control gồm có các bước sau:

  1. Khảo sát, thảo luận với khách hàng về yêu cầu lắp đặt
  2. Trình bày bằng văn bản với khách hàng và đợi xác nhận sự đồng ý của khách hàng
  3. Chuẩn bị vật tư và công cụ theo bản khảo sát được xác nhận
  4. Đục tường, đi dây: (a) luồn dây vào ống, (b) đi ống trong tường
  5. Gắn khóa từ lên cửa và gắn các thiết bị: (a) máy đọc vân tay, (b) nút thoát, (c) nguồn điện dự phòng , (d) ….
  6. Test hệ thống và đường dây: (a) test dây điện, (b) test dây tín hiệu …
  7. Trám lại tường (a) …(b) …
  8. Test lại toàn bộ hệ thống lần 2  (a) … (b)…
  9. Cài đặt phần mềm (a) danh sách các máy cần cài đặt, (b) liên hệ với người có liên quan
  10. Hướng dẫn sử dụng  (a) danh sách người cần hướng dẫn (b) liên hệ
  11. Nghiệm thu hệ thống
  12. ….

Trong vd trên, các bước 1,2,3, là các bước tốn thời gian nhưng rất dễ bị bỏ quên nếu không liệt kê đầy đủ

B2. Dựa trên bảng liệt kê nhiệm vụ, phán đoán xem mỗi nhiệm vụ mất bao nhiêu thời gian để thực hiện. Nếu nhiệm vụ của bạn quá khó đoán thời gian thực hiện, hãy thử chia nhỏ nhiệm vụ đó ra nhỏ hơn nữa

B3. Đảm bảo bạn đã tính các thời gian dành cho việc quản lý dự án, lên kế hoạch, liên hệ với các bên liên quan, meeting, kiểm tra chất lượng, và thời gian cho việc ghi chép lại (documentation)

B4. Đảm bảo bạn đã dự trữ 1 khoảng thời gian cho các tình huống sau:

  • Những công việc gấp, thuộc về các dự án có tầm quan trọng cao hơn. Đây thực sự là 1 điều rất thường xuyên xảy ra vì không có công ty nào chỉ có 1 dự án.
  • Tai nạn, các tình huống khẩn cấp
  • Họp mặt nội bộ
  • Nghỉ phép/ nghỉ bệnh của các thành viên quan trọng trong nhóm
  • Hư hỏng dụng cụ
  • Nhà cung cấp giao hàng trễ hẹn
  • Sự trì hoãn của khách hàng
  • Phát hiện lỗi và xử lý lỗi

Trong một số trường hợp, các tình huống trên có thể kéo dài thời gian thực hiện dự án của bạn lên gấp đôi.

Số liệu cụ thể thực sự tùy thuộc vào tính chất công việc và tổ chức của công ty của bạn. Vd trong dự án triển khai một hệ thống chấm công, thời gian thực hiện các công việc chi tiết chỉ chiếm 2 ngày (nếu làm liên tục), nhưng chúng tôi luôn dự trữ thêm 2 ngày nữa cho các tình huống phát sinh, đa phần từ việc sắp xếp thời gian với khách hàng. Nếu được, hãy dựa vào những thống kê từ số liệu thực tế trong quá khứ của công ty bạn.

Tổng kết:

Nếu bạn ước lượng thời gian thực hiện không đúng, bạn sẽ:

  • Đánh mất uy tín của mình đối với khách hàng
  • Làm căng thẳng những người tham gia dự án
  • Làm ảnh hưởng đến lợi nhuận, thậm chí có thể làm cho dự án bị lỗ

Do đó, hãy cố gắng ước lượng đúng, bằng cách nhớ 2 điểm chính sau: (1) hết sức chi tiết, (2) các tình huống bất ngờ.

Cause-Effect Diagram để xác định nguyên nhân của 1 vấn đề

Tạm dịch: sơ đồ nguyên nhân-hệ quả

Cause-Effect Diagram (CED) sẽ giúp bạn tìm hiểu vấn đề của mình một cách toàn diện.  CED nhắc nhở bạn lưu ý tất cả các nguyên nhân tiềm năng của một vấn đề, thay vì để bị che mắt bởi một số nguyên nhân chính.

CED còn có tên gọi khác là sơ đồ xương cá (Fishbone Diagram), bởi vì hình dạng của nó. Bạn có thể xem vd 1 sơ đồ tại đây:


Thực hiện CED theo các bước sau:

  1. Xác định vấn đề: ghi lại chính xác vấn đề một cách chi tiết ( áp dụng 5w: what, who, when, where, how). Viết vấn đề vào ô bên trái ở giữa tờ giấy. Sau đó kẻ một đường ngang, chia giấy của bạn ra làm 2. Lúc này bạn đã có “đầu & xương sống” của con cá trong sơ đồ xương cá
  2. Xác định các nhân tố ảnh hưởng: ứng với mỗi nhân tố, vẽ một nhánh “xương sườn”. Cố gắng liệt kê càng nhiều nhân tố càng tốt, vd hệ thống, cơ sở vật chất, máy móc, nguyên liệu, yếu tố bên ngoài ..v..v… Nếu bạn có 1 nhóm để xử lý vấn đề thì đây là lúc cần áp dụng các kỹ thuật brainstorming ( động não)
  3. Tìm ra nguyên nhân có thể có, thuộc về từng nhân tố (đã tìm ra trong bước 2) , ứng với mỗi nguyên nhân, lại vẽ một “nhánh xương con”. Nếu nguyên nhân của bạn quá phức tạp, có thể chia nhỏ nó thành nhiều cấp.
  4. Phân tích sơ đồ: sơ đồ đã xây dựng là một danh sách đầy đủ các nguyên nhân có thể xảy ra, bạn có thể testing, khảo sát, đo lường .v..v.. để xác định đâu là các nguyên nhân chính rồi từ có có những kế hoạch cụ thể để sửa chữa

vd:

CED sau là kết quả phân tích của 1 manager, gặp rắc rối khi không nhận được sự hợp tác từ các chi nhánh.

Tcs3_1

Điểm chính: Sơ đồ xương cá CED là một phương pháp tư duy hệ thống giúp bạn phát hiện tất cả các nguyên nhân có thể có của một vấn đề, và sắp xếp chúng một cách dễ nhớ. Nhờ đó các phân tích của bạn được toàn diện và đầy đủ hơn.

Phương pháp Appreciation để “triết xuất” thông tin tối đa

Appreciation là kỹ thụât rất đơn giản nhưng hiệu quả, giúp bạn lấy được lượng thông tin hoặc ý tưởng tối đa, từ 1 sự viện tưởng chừng đơn giản.

Cách áp dụng: bắt đầu bằng 1 sự việc thực tế, và đặt câu hỏi “so what?” ( “vậy rồi sao?”) để hỏi về các tác động của sự việc đó.

Hãy xem một vd trong lĩnh vực quân sự.

Thực tế: tối qua trời mưa rất to. So what?

- Đất sẽ bị ướt. So what?

- Đất sẽ bùn hóa nhanh. So what?

- Nếu nhiều đội quân cùng đi qua, tốc độ hành quân sẽ giảm đáng kể. So what?

- Nên đi theo đường cái. Nếu không, phải chuẩn bị cho tình huống bị chậm trễ.

Bằng việc áp dụng kỹ thuật appreciation, bạn sẽ có được nhiều bài học, hoặc ý tưởng, từ những sự việc tưởng chừng rất đơn giản, nhờ đó có thêm các hướng giải quyết cho vấn đề của bạn.

Than khảo từ http://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_01.htm

Appreciation theo tiếng Việt có nghĩ là “ghi nhận”, nhưng chúng  tôi vẫn giữ nguyên gốc tên gọi tiếng Anh trong các tài liệu training của mình.

Hành động nhỏ – ảnh hưởng lớn

Đổi đời trong 59 giây

Ảnh: Telegraph.

Bất kỳ sự thay đổi nhỏ nào, chẳng hạn để ảnh con trong ví, cũng có thể làm thay đổi cuộc sống nhàm chán của bạn và đem lại hạnh phúc to lớn.

Cuốn sách khoa học mới “59 Seconds: Think a Little Change a Lot” của nhà tâm lý học nổi tiếng Richard Wiseman tập hợp bằng chứng từ các nghiên cứu cho thấy những thay đổi nho nhỏ có thể làm nên khác biệt lớn trong cuộc sống của bạn.

Cuốn sách cũng cho biết cách tốt nhất để tránh ngoại tình là để một bức ảnh của bạn đời trong ví. Ngoài ra, một bức ảnh của một em bé xinh xắn trong đó cũng sẽ giúp bạn dễ dàng lấy lại chiếc ví nếu nó bị mất.

Wiseman cũng cho rằng cách tốt nhất để hâm nóng cuộc trò chuyện là đề cập đến con vật nuôi yêu thích của bạn.

Và đây là những bí quyết khác mà ông đưa ra:

- Lần tới tham dự một cuộc họp quan trọng, hãy cố gắng có được lợi thế tâm lý dễ dàng và nhanh chóng bằng cách ngồi ở giữa đám đông.

- Trong cuộc hẹn hò, hãy bắt đầu bằng sự thờ ơ và tăng dần sự quan tâm, tập trung đến những thứ cả hai bạn đều không thích, và bắt chước ngôn ngữ cơ thể của người ấy.

- Để tăng sự hạnh phúc, hãy ép khuôn mặt bạn nở một nụ cười và giữ trạng thái đó trong 20 giây.

- Cách tốt nhất để được lòng ai đó không phải là thể hiện sự quý mến họ, mà hãy để họ có cơ hội dành đặc ân nhỏ cho bạn.

- Để kiềm chế thói quen ăn và uống, chỉ nên chọn những chiếc cốc hẹp cao thành, đặt một cái gương trong bếp và ghi nhật ký đồ ăn trong ngày.

- Mua kinh nghiệm chứ không mua hàng hóa. Đến một buổi hòa nhạc, chiếu phim, nhà hàng lạ hoặc một nơi bất thường nào, bất cứ thứ gì có thể mang lại cơ hội làm việc với những người mới hoặc nói chuyện với mọi người về nó sau đó.

- Tập trung để đạt mục đích của bạn bằng cách nói ý định đó với bạn bè, gia đình và đồng nghiệp.

- Để giữ mối quan hệ của bạn bền vững, nhớ cân bằng mỗi lời nhận xét tiêu cực bằng 5 lời nhận xét tích cực.

- Khi đi xin việc, tăng cường tín nhiệm cho mình bằng cách đề cập đến bất kỳ sự yếu kém hiển nhiên nào ở phần đầu cuộc phỏng vấn.

- Theo đuổi những thay đổi “cố ý” bằng cách bắt đầu một sở thích mới, tham gia một tổ chức, học một kỹ năng mới, khai trương một dự án hoặc gặp gỡ người mới.

Sưu tầm từ vnexpress

T. An (theo Telegraph)

Áp dụng Nguyên lý Pareto để tập trung nguồn lực vào những việc quan trọng

Áp dụng nguyên lý Pareto: Trong một nhiệm vụ, chỉ cần làm 20% khối lượng công việc chính là có thể tạo ra 80% giá trị của toàn bộ nhệm vụ đó.  Chúng ta có thể áp dụng nguyên lý trên, khi đối mặt với quá nhiều công việc trong khi lại bị hạn chế về thời gian.

Vd: Một manager tiếp quản một phòng Customer Service đang hoạt động kém.  Anh ta nhận được các feedback từ khách hàng như sau:

  1. Khách hàng (KH) phải đợi điện thoại reo lâu thì mới có người trả lời
  2. Nhân viên chăm sóc KH thì thì không tập trung, và lại có vẻ căng thẳng
  3. Kỹ thuật viên (KTV) sữa chữa thì không tổ chức tốt, thường phải quay lại 2 lần để mang đủ các dụng cụ cần thiết
  4. Khách hàng không biết khi nào thì KTV tới, nên rất bị động khi chờ đợi
  5. Nhiều khi có vẻ như KTV không biết phải làm gì
  6. Một số lần khi KTV đến, khách hàng mới phát hiện ra là sự cố đáng lý có thể được xử lý thông qua hướng dẫn qua điện thoại

Người manager nhóm các feedback lại, và cho điểm từng nhóm theo số lượng complaints (phàn nàn) như sau:

  • Nhân viên không được training tốt (5,6):  51 complaints
  • Quá ít nhân viên: (1,2,4 ): 21 complaints
  • Không tổ chức tốt (3): 2 complaints

Bằng việc phân tích trên, Manager trên nhận ra rằng 69% vấn đề có thể được xử lý bằng cách nâng cao kỹ năng của nhân viên. Anh ta sẽ tập trung vào việc training này, rồi mới tính đến việc nâng cao số lượng nhân viên. Thậm chí sau khi training, do hoạt động được hiệu quả hơn, mỗi nhân viên có thể làm được nhiều việc hơn và công ty cũng không cần phải tuyển thêm nhân viên nữa.

Bằng việc áp dụng nguyên lý Pareto, người Manager có thể tập trung vào phần tranining, thay vì bị phân tán nguồn lực vào nhiều công việc. Nguyên lý Pareto giúp chúng ta nhận ra đâu là vấn đề quan trọng nhất cần giải quyết, đồng thời còn chỉ ra được mức độ nghiêm trọng của vấn đề đó.

Ghi chú:

Vỉlfredo Pareto là nhà kinh tế học người Ý đã nhận ra là 80% của cải được chiếm giữ bởi 20% dân số. Tỉ lệ này đúng ở hầu hết các quốc gia mà ông nghiên cứu.

Nguyên lý pareto ( hay là 80/20) cho thấy sự bất đối xứng thường thấy giữa đầu vào và đầu ra của một công việc.  Con số 80 và 20 chỉ mang tính tượng trưng cho sự bất đối xứng trên, trong tường trường hợp cụ thể, tỉ lệ có thể là 13%-92%,  25%-70%, v.v.

« Bài viết cũ hơn