Áp dụng Nguyên lý Pareto để tập trung nguồn lực vào những việc quan trọng

Áp dụng nguyên lý Pareto: Trong một nhiệm vụ, chỉ cần làm 20% khối lượng công việc chính là có thể tạo ra 80% giá trị của toàn bộ nhệm vụ đó.  Chúng ta có thể áp dụng nguyên lý trên, khi đối mặt với quá nhiều công việc trong khi lại bị hạn chế về thời gian.

Vd: Một manager tiếp quản một phòng Customer Service đang hoạt động kém.  Anh ta nhận được các feedback từ khách hàng như sau:

  1. Khách hàng (KH) phải đợi điện thoại reo lâu thì mới có người trả lời
  2. Nhân viên chăm sóc KH thì thì không tập trung, và lại có vẻ căng thẳng
  3. Kỹ thuật viên (KTV) sữa chữa thì không tổ chức tốt, thường phải quay lại 2 lần để mang đủ các dụng cụ cần thiết
  4. Khách hàng không biết khi nào thì KTV tới, nên rất bị động khi chờ đợi
  5. Nhiều khi có vẻ như KTV không biết phải làm gì
  6. Một số lần khi KTV đến, khách hàng mới phát hiện ra là sự cố đáng lý có thể được xử lý thông qua hướng dẫn qua điện thoại

Người manager nhóm các feedback lại, và cho điểm từng nhóm theo số lượng complaints (phàn nàn) như sau:

  • Nhân viên không được training tốt (5,6):  51 complaints
  • Quá ít nhân viên: (1,2,4 ): 21 complaints
  • Không tổ chức tốt (3): 2 complaints

Bằng việc phân tích trên, Manager trên nhận ra rằng 69% vấn đề có thể được xử lý bằng cách nâng cao kỹ năng của nhân viên. Anh ta sẽ tập trung vào việc training này, rồi mới tính đến việc nâng cao số lượng nhân viên. Thậm chí sau khi training, do hoạt động được hiệu quả hơn, mỗi nhân viên có thể làm được nhiều việc hơn và công ty cũng không cần phải tuyển thêm nhân viên nữa.

Bằng việc áp dụng nguyên lý Pareto, người Manager có thể tập trung vào phần tranining, thay vì bị phân tán nguồn lực vào nhiều công việc. Nguyên lý Pareto giúp chúng ta nhận ra đâu là vấn đề quan trọng nhất cần giải quyết, đồng thời còn chỉ ra được mức độ nghiêm trọng của vấn đề đó.

Ghi chú:

Vỉlfredo Pareto là nhà kinh tế học người Ý đã nhận ra là 80% của cải được chiếm giữ bởi 20% dân số. Tỉ lệ này đúng ở hầu hết các quốc gia mà ông nghiên cứu.

Nguyên lý pareto ( hay là 80/20) cho thấy sự bất đối xứng thường thấy giữa đầu vào và đầu ra của một công việc.  Con số 80 và 20 chỉ mang tính tượng trưng cho sự bất đối xứng trên, trong tường trường hợp cụ thể, tỉ lệ có thể là 13%-92%,  25%-70%, v.v.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s