Ok Mọi Việc – Loại Bỏ Stress Để Đạt Hiệu Suất Cao

Sơ đồ tóm tắt

Trong xã hội hiện đại, do sức ép của công việc quá tải và mức độ cạnh tranh cao trong công ty, tổ chức, nên công việc đang trở thành nguyên nhân chủ yếu gây ra stress. Những biểu hiện của stress – lo lắng, chán nản, mệt mỏi, thiếu hiệu quả – ngày càng phổ biến trong các tổ chức.

Vậy làm thế nào để giảm bớt nhịp độ làm việc luôn căng lên như dây đàn, sắp xếp công việc hợp lý và giải phóng bản thân khỏi áp lực thời gian? Cần phải đạt tới sự cân bằng nội tâm, cân bằng cuộc sống ra sao để có thể không ngừng cải thiện kết quả công việc và liên tục thăng tiến? Đó là những câu hỏi bức xúc được đặt ra không chỉ với những nhân viên thông thường mà còn đối với cả các nhà quản lý.

Làm thế nào để đạt được năng suất công việc cao nhất mà không bị căng thẳng? Với cuốn Ok Mọi việc, huấn luyện viên kỳ cựu, nhà cố vấn quản trị David Allen chia sẻ những phương pháp hiệu quả giúp bạn, cũng như hàng chục nghìn người khác từng được ông đào tạo, giảm stress và tìm thấy sự thoải mái trong cuộc sống. Thông điệp của Allen rất ngắn gọn: hãy tổ chức lại bản thân để giải phóng trí óc, tập trung vào những điều thật sự xứng đáng.

Getting Things Done (GTD), được dịch sang tiếng Việt với tên gọi “OK mọi việc” không chỉ là một quyển sách hướng dẫn phương pháp làm việc hiệu quả, mà còn là bằng chứng thành công của một người suốt đời bỏ công khám phá và truyền bá phương pháp làm việc. Đó là David Allen, tác giả quyển sách.

Theo học tiến sĩ về lịch sử tại Đại học UC Berkeley nhưng David Allen trải nghiệm cuộc sống qua rất nhiều công việc, từ bán gas, đấu bếp, tài xế lái taxi cho đến dạy võ karate. Ngay cả ma túy và nhà thương điên cũng không phải là điều xa lạ với ông khi còn trai trẻ. Chỉ đến đầu thập niên 80 của thế kỷ trước, David Allen mới ổn định cuộc sống khi trở thành giảng viên của chương trình Insight Seminars, chuyên dạy về các kỹ năng mềm. Cũng từ thời gian này, ông và các đồng sự liên tục phát triển, cập nhật một phương pháp làm việc mới có tên gọi “Getting Things Done”. Mãi hai thập kỷ sau, năm 2001 thì quyển sách có cùng tên gọi mới được xuất bản lần đầu. Đến nay nó đã được dịch ra 24 thứ tiếng với gần một triệu ấn bản được in.

Điểm cốt yếu nhất trong quyển sách “OK Mọi Việc” chính là sơ đổ tổ chức công việc ở trang 63 (bạn có thể tải về miễn phí sơ đồ này bản tiếng Anh ở trang web davidco.com). Sơ đồ này mô tả rõ ràng tiến trình năm bước để giải quyết công việc, bao gồm: thu thập, xử lý, tổ chức, xem xét và thực hiện. Theo sơ đồ này, khi một công việc xảy đến với bạn, bạn chỉ cần suy xét:

– Nếu đó là việc nên làm: bạn hãy làm luôn khi chỉ mất hai phút. Nếu cần phải có thời gian lâu hơn để giải quyết thì bạn có thể giao cho người khác làm hoặc lên lịch làm việc cụ thể cho vấn đề này.

– Nếu đó là việc không nên làm: bạn hãy quyết định bỏ qua, đưa vào hồ sơ tham khảo hoặc lên một lịch cụ thể về thời điểm tái xem xét.

– Định kỳ xem lại và cập nhật lịch và danh sách việc cần làm là điểm mấu chốt nhất trong mô hình GTD.

David Allen dành tới 70% quyển sách để hướng dẫn chi tiết cho bạn đọc cách áp dụng mô hình, trong đó đề cập đến nhiều việc ai cũng phải làm nhưng không phải ai cũng biết cách làm đúng. Lưu trữ hồ sơ, giấy tờ là một ví dụ. Chắc ai trong chúng ta cũng đã từng băn khoăn, nên lưu giấy tờ công việc theo thể loại, theo thời gian hay theo tên gọi. Thực ra phân loại theo cách nào cũng được, miễn là tìm lại dễ dàng. Việc khó hơn trong lưu trữ là có nhiều giấy tờ không biết nên lưu lại hay nên bỏ? Lưu thì chật chỗ, không lưu thì nhỡ có lúc cần. David Allen giải quyết tình huống này khá hợp lý. Trong quyển sách này có rất nhiều ví dụ minh họa mà chúng ta có thể áp dụng được ngay lập tức đế tăng hiệu quả và năng suất làm việc.

David Allen rất thành công khi áp dụng GTD để quản lý công việc của chính mình và ở công ty mang tên của chính ông. Công ty David Allen Co. do ông và vợ thành lập năm 1996 hiện có 32 nhân viên. Mọi người chỉ làm việc từ tám giờ sáng đến bốn giờ chiều, không hơn nhưng doanh số năm 2007 vẫn đạt sáu triệu USD. Một kết quả không hề nhỏ với một công ty chuyên về diễn thuyết và huấn luyện kỹ năng cá nhân.

Nếu quyển sách “Bảy thói quen của người thành đạt” của Stephen Covey cho bạn nhiều cảm hứng để thay đổi bản thân thì “OK mọi việc” sẽ giúp bạn thực hiện những thay đổi ấy một cách nhanh chóng, đầy hiệu quả. Nhận xét của tôi về quyển sách này là: “cần đọc và áp dụng”

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s