5 mẫu người khi xử lý mâu thuẫn của Kenneth Thomas và Ralph Kilmann

  • Cạnh tranh: Loại người có xu hướng cách cạnh tranh thường là những người có lập trường vững vàng và họ biết họ muốn gì. Họ thường làm việc từ những vị trí quyền lực, họ bị hấp dẫn bởi những thứ như chức vụ, thứ hạng, sự chuyên môn và khả năng thuyết phục. Loại này thường hữu ích trong những trường hợp khẩn cấp và cần đưa ra một quyết định nhanh chóng. Thường đây là những quyết định không mang tính tổng quát hoặc để bảo vệ và chống lại việc một số người khai thác hoàn cảnh một cách đầy ích kỷ. Tuy nhiên, điều này có thể làm người khác bị tổn thương, không thõa mãn, phật ý khi nó được sử dụng trong những trường hợp không quá cấp bách.
  • Cộng tác: Những người có xu hướng cộng tác thường là những người cố gắng đáp ứng nhu cầu mà tất cả mọi người đòi hỏi. Những người này có thể có tính quyết đoán cao nhưng không giống những người thích cạnh tranh, họ hợp tác với người khác một cách hiệu quả và công nhận rằng mọi người đều quan trọng. Loại người này tỏ ra hữu ích khi bạn cần tìm giải pháp chung nhất cho các quan điểm khác nhau, hoặc khi đã tồn tại những mâu thuẫn trước đó trong nhóm, hoặc trong những tình huống rất quan trọng như cần một sự thõa hiệp.
  • Dàn xếp: Những người có xu hướng dàn xếp thường là những người cố gắng tìm giải pháp ít nhất phải làm thỏa mãn từng người. Nếu mọi người được cho là sẽ từ bỏ một số thứ thì người “dàn xếp” cũng sẽ từ bỏ một số thứ …
  • Hòa giải: Xu hướng này biểu lộ ở sự sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của người khác với chi phí mà bản thân người đó có thể trả cho những nhu cầu đó. Người hòa giải thường biết khi nào nên nhượng bộ người khác, nhưng có thể bị thuyết phục từ bỏ một vị trí nào đó cho dù không có lý do nào xác đáng. Người này thì không quyết đoán nhưng có tinh thần hợp tác cao. Cách giải quyết này thích đáng khi vấn đề gặp phải quan trọng hơn đối với đối phương, khi hòa bình có giá trị hơn chiến thắng, hoặc khi bạn muốn ở vị trí để bạn có thể thu lại những “ân huệ” mà bạn cho đi. Tuy nhiên con người có lẽ không muốn trả lại những ân huệ đó, và trên hết cách tiếp cận này không thể cho ta những kết quả tốt nhất.
  • Trốn tránh: Những người có khuynh hướng giải quyết theo cách này thường cố tìm cách trốn tránh các mâu thuẫn một cách hoàn toàn. Điển hình của mẫu này là đưa ra các quyết định gây tranh cãi, chấp nhận các quyết định mặc định và không muốn làm tổn thương người khác. Điều này có vẻ thích hợp khi chiến thắng không thể đạt được, khi việc tranh cãi không đáng kể, hoặc khi ai đó ở vị trí tốt hơn có thể giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, đây là một cách tiếp cận yếu kém và không hiệu quả.

Một khi bạn hiểu được những loại người khác nhau này, bạn có thể nghĩ đến những cách tiếp cận thích đáng hơn (hoặc áp dụng đồng thời nhiều cách tiếp cận) trong trường hợp của bạn. Bạn cũng có thể nghĩ ra những cách tiếp cận của riêng bạn và làm sao thay đổi nó nếu cần.
Một cách lý tưởng, bạn có thể làm theo những cách tiếp cận phù hợp hoàn cảnh, giải quyết được vấn đề, tôn trọng quyền lợi chính đáng của người khác, hàn gắn những mối quan hệ công việc đã đổ vỡ.

Advertisements

“Tạm quên” để giải quyết vấn đề nan giải?

Trong sinh hoạt, công tác và học tập, chúng ta đôi khi gặp những vấn đề giải mãi không ra, ví như chứng minh một bài toán, tìm giải pháp trong kinh doanh….Và vì sao tạm thời quên vấn đề nan giải đó lại giúp ích cho việc giải quyết vấn đề?

Khi phải giải quyết vấn đề và lâm vào ngõ cụt, bạn tiếp tục vò đầu bứt tai suy nghĩ hay tạm thời quên phức nó đi? Bạn nghỉ ngơi hay làm công việc khác?

Qua nghiên cứu, các nhà tâm lý đề nghị: Lúc này tốt nhất các bạn hãy gác vấn đề nan giải đó lại, để sang một bên, như thế sẽ giúp ích cho việc giải quyết vấn đề. Rất có thể bạn cũng đã có những kinh nghiệm như vậy, nhưng bạn có biết rõ lý do vì sao không?

Động cơ và nỗi lo âu càng mạnh như đốt cháy tâm can thì càng khó khăn trong việc giải quyết vấn đề.

Các nhà tâm lý đã phát hiện ra rằng, có hai nhân tố tâm lý ảnh hưởng đến việc giải quyết vấn đề. Đó là động cơ giải quyết vấn đề, động cơ quá mạnh hoặc quá yếu đều không có lợi cho việc giải quyết vấn đề. Khi vấn đề càng không giải quyết được thì bạn lại càng muốn giải quyết, cường độ động cơ càng mạnh, thì càng không có lợi cho việc giải quyết tận gốc vấn đề. Gặp những vấn đề nan giải, tâm lý ai cũng lo lắng, mà lo lắng càng nhiều hoặc chẳng lo nghĩ gì cả đều bất lợi cho việc giải quyết vấn đề.

Tại sao có những vấn đề giải mãi không ra?

Các nhà tâm lý học cho rằng: Điều này liên quan tới sự chú ý và cách thức không thỏa đáng của mọi người gây ra. Một số đặc điểm nào đó của vấn đề có thể thu hút mãnh liệt chú ý của người ta, cùng với thành kiến có sẵn khiến người ta dồn hết tâm trí vào đó mà bỏ qua những đặc điểm khác: những đặc điểm rõ ràng, nhưng lại là mấu chốt. Vì thế, dẫn đưa tới những sai lầm trong tư duy khi giải quyết vấn đề.

Đồng thời, suy nghĩ một vấn đề trong một thời gian dài cũng làm cho não căng thẳng, mệt mõi, gây trở ngại cho việc giải quyết vấn đề. Tạm quên giúp chúng ta gạt bỏ những chi tiết linh tinh, chỉ giữ lại những khái niệm và ý tưởng chủ yếu nhất, khái quát nhất.

Tóm lại, nếu có thể ngừng lại, tạm thời quên phức vấn đề nan giải đó đi, bạn sẽ có cơ hội tránh khỏi tình trạng đi vào ngõ cụt. Đến khi quay lại với vấn đề chưa giải quyết: Lúc này sự chú ý quá mức đã bình ổn, sự hưng phấn của não được phục hồi, bạn sẽ dễ dàng phát hiện được những đặc điểm mới của vấn đề, sẽ nảy sinh cách suy nghĩ mới, tìm ra phương cách đúng đắn để giải quyết vấn đề.

Sưu tầm từ hieuhoc.com

Tổ chức thành công một buổi brainstorming

Được phát triển vào năm 1940 bởi ông Alex Osborn – uỷ viên ban chấp hành một hãng quảng cáo của Mĩ, ông cho rằng bất cứ ai cũng có thể học được cách đưa ra các giải pháp có tính sáng tạo cho những vấn đề phức tạp khác nhau. Sau đây là ý kiến của ông: đó là những mẹo nhỏ có thể giúp bạn tổ chức thành công một cuộc họp vận dụng trí tuệ tập thể để giải quyết một vấn đề phức tạp.

1 – Khi sắp xếp một cuộc họp bạn nhớ phải đưa ra vấn đề cần giải quyết và nguyên nhân của nó một cách ngắn gọn. Điều này sẽ giúp các thành viên có sự chuẩn bị trước cho buổi họp và tập trung vào vấn đề cụ thể, các thông tin càng chi tiết buổi họp càng đạt kết quả tốt.

2 – Khi mời khách đến dự họp phải chú ý đến những người có địa vị và trình độ chuyên môn khác nhau. Đôi khi một ý tưởng mới lại xuất phát từ những người không được coi là chuyên gia hay hiểu rõ về vấn đề đó. Tuy nhiên hãy cẩn thận với sự chênh lệch về trình độ quản lí. Thông thường khi có sự góp mặt của một nhà quản lí cấp cao mọi người sẽ không còn nhiệt tình đóng góp ý kiến và điều này sẽ hoàn toàn làm hỏng buổi họp.

3 – Trước khi buổi họp bắt đầu, phát cho mỗi người một bản quy tắc của việc vận dụng trí tuệ tập thể để giải quyết vấn đề. Đó là:

* Không được phê phán các ý kiến

* Mọi ý kiến dù nhỏ nhất cũng được khuyến khích

* Càng nhiều ý kiến càng tốt

* Mỗi người nên cố gắng đóng góp ý kiến hoặc phối hợp với người khác.

4 – Một buổi họp tập thể như vậy không nên kéo dài quá 30 hay 40 phút. Nếu cảm thấy mệt mỏi hay không đạt được kết quả thoả đáng thì tốt nhất nên cho ngừng buổi họp rồi tiến hành họp lại vào một ngày khác bởi những ý tưởng hay có thể nảy sinh ở mọi lúc mọi nơi – dưới mưa, trên xe hay thậm chí trong công viên.

5 – Khi bắt đầu buổi họp nên giải thích cho mọi người các cụm từ mang tính khiêu khích và nhấn mạnh rằng không nên sử dụng các cụm từ này. Trước khi khách vào phòng bạn có thể cung cấp cho mỗi người 2 chiếc thẻ, 1 đỏ 1 xanh. Giống như đèn báo giao thông, ý kiến nào có tính tích cực thì mọi người sẽ giơ cao thẻ màu xanh và ngược lại nếu ai đó đề cập đến 1 cụm từ có tính khiêu khích mọi người sẽ giơ thẻ màu đỏ. Việc này giúp nhóm nhận ra những ý kiến không xác đáng và để cho mọi người biết khi nào thì nên ủng hộ ý kiến của người khác.

6 – Trong trường hợp mời từ 10 người trở lên thì chia ra làm các nhóm nhỏ từ 5 đến 6 người, mối nhóm giải quyết 1vấn đề. Chia làm các nhóm nhỏ sẽ làm giảm tính nghiêm trang của buổi họp và tạo cho mọi người cảm giác thoải mái, điều đó có nghĩa là càng cảm thấy thoải mái thì nhiều ý kiến càng đưa được ra.

7 – Viết các mục đích của cuộc họp ở nơi mà mọi người có thể trông thấy, ở trong phòng, hay trong bảng câu hỏi, bắt đầu với “Làm thế nào chúng ta có thể….?” hoặc “những gì có thể làm để……” , “làm thế nào để chúng ta có thể biết rõ nhu cầu của khách hàng?” hoặc “phải làm gì để nâng cao chất lượng sản phẩm?” .

8 – Phải lấy được ý kiến cuả tất cả các nhóm. Một chiếc bảng chiếu sẽ giúp ích rất nhiều cho việc tổng kết ý kiến vì khi được chiếu lên đó (điều này sẽ thúc đẩy việc đưa thêm các ý kiến) chúng có thể dễ dàng được chọn lọc và lưu giữ trong máy tính. Cho dù bạn sử dụng công cụ nào để ghi thì nên nhớ những dữ liệu này sẽ được tái sử dụng cho các buổi họp sau. Nói tóm lại, thu thập được các ý kiến để làm gì nếu như không có ai còn nhớ gì sau khi buổi họp kết thúc?

9 – Nếu mọi ý kiến dần đi vào bế tắc người chủ trì cuộc họp nên đưa ra một số giải pháp sau:

* Xem lại mọi ý kiến, điều đó có thể làm nảy sinh thêm các ý kiến khác .

* Yêu cầu mỗi người chọn cho mình 1 ý kiến và giải thích tại sao họ lại chọn như vậy. Điều này sẽ giúp cho cuộc đàm luận xoay quanh ý kiến đó và tạo cơ hội để phát triển nó .

* Nếu bạn là trưởng ban tổ chức cuộc họp, tìm cho mình 1 hay 2 ý tưởng, sau khi các nhóm kết thúc thảo luận thì mình đưa ra để làm đề tài cho mọi người tiếp tục thảo luận.

Sau đó chọn lọc các ý kiến và sắp xếp vào một nhóm rồi gửi cho mỗi người một bản sao càng sớm càng tốt. Yêu cầu mỗi người chọn cho mình 5 ý tưởng mà mình tâm đắc nhất và đưa ra lý do tại sao những ý tưởng này có thể khai triển được và làm thế nào để có thể thực hiện được những ý tưởng này. Nhớ đưa ra giới hạn thời gian phải nộp.

Kỹ năng giải quyết vấn đề dành cho Nhà Quản Lý

Là một nhà quản lý, hàng ngày bạn phải tiếp cận và xử lý vô vàn những vấn đề trong công việc, trong gia đình và ngoài xã hội. Có bao giờ bạn thấy mệt mỏi và bị stress vì cứ phải gặp những vấn đề lặp đi lặp lại, từ những vụ việc đơn giản đến phức tạp?

Tình thế khẩn trương có thể khiến nhà quản lý đưa ra những quyết định thiếu sáng suốt. Nếu bạn đã và đang trong hoàn cảnh vừa nêu, thì đã đến lúc bạn phải nhìn lại mình và hãy trang bị cho mình kỹ năng giải quyết vấn đề cần thiết của một nhà quản lý.

Nhằm giúp nhà quản lý tháo gỡ vấn đề này, chúng tôi xin giới thiệu 6 bước căn bản trong việc giải quyết vấn đề dưới đây.

Nhận ra vấn đề. Trước khi bạn cố tìm hướng giải quyết vấn đề, bạn nên xem xét kỹ đó có thật sự là vấn đề đúng nghĩa hay không, bằng cách tự hỏi: chuyện gì sẽ xảy ra nếu…?; hoặc: giả sử như việc này không thực hiện được thì…? Bạn không nên lãng phí thời gian và sức lực vào giải quyết nếu nó có khả năng tự biến mất hoặc không quan trọng.

Xác định chủ sở hữu của vấn đề. Không phải tất cả các vấn đề có ảnh hưởng đến bạn đều do chính bạn giải quyết. Nếu bạn không có quyền hạn hay năng lực để giải quyết nó, cách tốt nhất là chuyển vấn đề đó sang cho người nào có thể giải quyết. Có một câu nói nửa đùa nửa thật nhưng cũng đáng để bạn lưu ý: “Nhiệt tình cộng với thiếu hiểu biết đôi khi thành phá hoại”.

Hiểu vấn đề. Chưa hiểu rõ nguồn gốc của vấn đề sẽ dễ dẫn đến cách giải quyết sai lệch, hoặc vấn đề cứ lặp đi lặp lại. Nếu nói theo ngôn ngữ của y khoa, việc “bắt không đúng bệnh” thì chỉ trị triệu chứng, chứ không trị được bệnh, đôi khi “tiền mất, tật mang”. Bạn nên dành thời gian để lấy những thông tin cần thiết liên quan vấn đề cần giải quyết, theo gợi ý sau: Mô tả ngắn gọn vấn đề; nó đã gây ra ảnh hưởng gì? Vấn đề xảy ra ở đâu? Lần đầu tiên nó được phát hiện ra là khi nào? Có gì đặc biệt hay khác biệt trong vấn đề này không?

Chọn giải pháp. Yếu tố sáng tạo sẽ giúp nhà quản lý tìm được giải pháp đôi khi hơn cả mong đợi. Cần lưu ý là một giải pháp tối ưu phải đáp ứng được ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải quyết vấn đề dài lâu, có tính khả thi, và có tính hiệu quả.

Thực thi giải pháp. Khi bạn tin rằng mình đã hiểu được vấn đề và biết cách giải quyết nó, bạn có thể bắt tay vào hành động. Để đảm bảo các giải pháp được thực thi hiệu quả, nhà quản lý cần phải xác định ai là người có liên quan, ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực thi giải pháp, thời gian để thực hiện là bao lâu, những nguồn lực sẵn có khác.v.v…

Đánh giá. Sau khi đã đưa vào thực hiện một giải pháp, bạn cần kiểm tra xem cách giải quyết đó có tốt không và có đưa tới những ảnh hưởng không mong đợi nào không. Những bài học rút ra được ở khâu đánh giá này sẽ giúp bạn giảm được rất nhiều “calori chất xám” và nguồn lực ở những vấn đề khác lần sau.

Có thể bạn sẽ cảm thấy hơi rườm rà nếu làm theo các bước trên. Vạn sự khởi đầu nan. Lần đầu tiên áp dụng một kỹ năng mới bao giờ cũng đòi hỏi sự kiên nhẫn và quyết tâm của bạn. Nếu bạn thường xuyên rèn luyện, thì dần dần kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ trở thành phản xạ vô điều kiện.
Và đừng quên hướng dẫn cho nhân viên của bạn về kỹ năng này, vì họ chính là cánh tay phải giải quyết vấn đề khi bạn vắng mặt đấy.

(Theo TBKTVN)

Brainstorming – Kỹ thuật công não để tạo ra ý tưởng mới

Có lẽ đã từng có 1 lần bạn so sánh rằng trong khi người ta có thể thao thao về những ý tưởng rất mới lạ thì mình lại im lìm như 1 khúc gỗ? Và cũng đã có lúc bạn tự ti rằng mình không có khả năng sáng tạo. Cho dù có đúng như vậy đi nữa thì vẫn có khắc cách khắc phục bạn ạ. Đó chính là kỹ thuật brainstorming.

Brainstorming là gì?

Brainstorming (Công não/Tấn công não/tập kích não/Động não) là một kỹ thuật ban đầu được tạo ra để tìm ý tưởng trong làm việc theo nhóm. Kỹ thuật này được sáng tạo từ năm 1941, nhằm giải quyết các vấn đề. Nó được miêu tả trong cuốn sách Applied Imagination do Alex F. Osborn, một nhà quản trị quảng cáo.

Xin đặt ra câu hỏi là bao nhiêu ý tưởng thì đủ? Một ý tưởng mới mẻ có thể làm vừa lòng rất nhiều người mà hằng ngày họ luôn làm những công việc bình bình. Tuy nhiên, nếu bạn có hơn một ý tưởng thì sao? Vậy thì quá tuyệt rồi! Câu trả lời cho câu hỏi trên là giới hạn của số ý tưởng đưa ra chính là tất cả những ý tưởng mà bạn còn có thể nghĩ ra và phát triển được. Nói cách khác, hãy bỏ qua những giới hạn và bắt bộ não của bạn hoạt động hết khả năng, khi đó bạn sẽ thật sự bị bất ngờ trước khả năng sáng tạo của chính mình.

Khi sử dụng kỹ thuật công não, thật đơn giản, bạn hãy chuẩn bị một cây bút và giấy trắng để có thể viết tất cả những điều bạn hay cả nhóm của bạn đang suy nghĩ ra. Hãy viết bất cứ thứ gì có trong đầu bạn ra mặt giấy (brain dumping), không cần phải suy nghĩ nó là một ý tưởng tốt hay chỉ là một suy nghĩ thoảng qua trong đầu. Bạn càng không cần phải bận tâm đến việc mình có viết đẹp, ngay hàng thẳng lối hay không, nếu cần diễn tả một hình ảnh, cứ việc vẽ ra nếu bạn thích, nhưng hãy phác hoạ thật nhanh chóng, hay khi phát hiện ra mình viết sai thì cũng chẳng cần phải quay lại để sửa chữa, hãy để suy nghĩ của bạn liên tục. Đừng chỉ suy nghĩ về chỉ 1 thứ mà hãy suy nghĩ đến tất cả những thứ có liên quan đến nó. Cứ viết và đừng dừng bút để suy nghĩ. Nếu bạn dừng bút trong khoảng thời gian dài hơn 10 giây, điều đó có nghĩa là bạn đã khai thác quá nhiều về ý tưởng đó, hãy lập tức bỏ qua một bên và quay sang những thứ liên quan khác, ta sẽ quay lại với nó sau. Có thể bạn cảm thấy hơi ngớ ngẩn, nếu chỉ viết ra tất cả mọi thứ như vậy thì bạn sẽ đạt được cái gì cụ thể ? Mục đích của quá trình Brainstorming này không phải là tìm được chính xác một ý tưởng hoàn thiện mà là đưa ra được càng nhiều ý tưởng càng tốt, do đó e ngại khi viết ra những điều mà bình thường bạn nghĩ sẽ rất ngớ ngẩn, ví dụ như xây dựng một ngôi nhà không cần tới mái chẳng hạn, thật sự thì bạn cũng đã thấy bây giờ đã có những ngôi nhà không có mái trong thực tế. Nếu không có ý tưởng thì không thể nào có kết quả. Một người từng nhận giải Nobel đã phát biểu: “Cách tốt nhất để có được một ý tưởng tốt là bạn phải có thật nhiều ý tưởng” (The best way to get a good idea is to get a lot of ideas – Linus Carl Pauling – Nobel hòa bình 1963).

“Cách tốt nhất để có được một ý tưởng tốt là bạn phải có thật nhiều ý tưởng”

Trong công não thì vấn đề được đào bới từ nhiều khía cạnh và nhiều cách (nhìn) khác nhau. Sau cùng các ý kiến sẽ được phân nhóm và đánh giá.

Ngoài việc đưa ra thật nhiều ý tưởng, brainstorming còn giúp ta phân tích kỹ vấn đề, tự xem xét tất cả vấn đề có thể xảy ra khi trong khi ta liên tục đặt ra những câu hỏi: Nếu vậy, giả sử như …

Ví dụ: bạn sẽ nhìn thấy rất rõ được chức năng của từng bộ phận trong căn nhà của bạn nếu liên tục đặt ra những câu hỏi nếu như không có nó thì sẽ như thế nào? Hay giả sử nó để vào chỗ khác thì có ảnh hưởng không? Tổng thể sẽ ra sao nếu nó có hình dạng khác với hình dạng chuẩn? … Hay khi đặt câu hỏi nếu đang làm mà mất đi một bộ phận của nhà thì sẽ lấy gì để thay thế ?… Những câu hỏi như vậy sẽ giúp bạn hình dung và đưa ra giải pháp xử lý tình huống bất ngờ một cách sáng suốt nhất. Đưa ra nhiều tham số để lựa chọn, bạn sẽ dễ dàng để lựa chọn được cách tối ưu nhất. Như khi bạn chỉ có 2 màu sơn để sơn một căn phòng cho thích hợp, bạn sẽ phải buộc hài lòng với một trong hai, nhưng khi có trong tay tới 20 màu sơn thì bạn hoàn toàn lựa chọn màu sắc nào là thích hợp với tính cách bản thân mình nhất. Bạn chỉ có thể có được kết quả tốt nhất khi bạn có được ý tưởng tốt nhất.

Brainstorming được sử dụng trong các công việc sau đây:

– Phát triển sản phẩm mới
– Quảng cáo
– Giải quyết vấn đề
– Quá trình quản trị
– Quản trị dự án
– Xây dựng nhóm
– Xây dựng kế hoạch kinh doanh

Chỉ với các vấn đề trên các bạn đã thấy tầm quan trọng của brainstorming có ý nghĩa rất lớn trong các công việc hàng ngày của chúng ta, quan trọng với các công việc của doanh nghiệp, các dự án kinh tế hay khoa học như thế nào rồi.

Phương pháp Appreciation để “triết xuất” thông tin tối đa

Appreciation là kỹ thụât rất đơn giản nhưng hiệu quả, giúp bạn lấy được lượng thông tin hoặc ý tưởng tối đa, từ 1 sự viện tưởng chừng đơn giản.

Cách áp dụng: bắt đầu bằng 1 sự việc thực tế, và đặt câu hỏi “so what?” ( “vậy rồi sao?”) để hỏi về các tác động của sự việc đó.

Hãy xem một vd trong lĩnh vực quân sự.

Thực tế: tối qua trời mưa rất to. So what?

– Đất sẽ bị ướt. So what?

– Đất sẽ bùn hóa nhanh. So what?

– Nếu nhiều đội quân cùng đi qua, tốc độ hành quân sẽ giảm đáng kể. So what?

– Nên đi theo đường cái. Nếu không, phải chuẩn bị cho tình huống bị chậm trễ.

Bằng việc áp dụng kỹ thuật appreciation, bạn sẽ có được nhiều bài học, hoặc ý tưởng, từ những sự việc tưởng chừng rất đơn giản, nhờ đó có thêm các hướng giải quyết cho vấn đề của bạn.

Than khảo từ http://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_01.htm

Appreciation theo tiếng Việt có nghĩ là “ghi nhận”, nhưng chúng  tôi vẫn giữ nguyên gốc tên gọi tiếng Anh trong các tài liệu training của mình.

Brainstorming – Đặc điểm, phương pháp, kỹ thuật và cách thức tiến hành

Đặc điểm, phương pháp và kỹ thuật của brainstorming

* Có thể tiến hành bởi một hay nhiều người:

Tuy nhiên, thường thì phương pháp này sẽ hiệu quả hơn cho nhóm làm việc bởi vì cơ sở hoạt động của nó dựa trên việc tạo ra càng nhiều ý tưởng liên quan từ nhiều góc nhìn và nhiều cấp độ càng tốt. Số lượng người tham gia nhiều sẽ giúp cho phương pháp tìm ra lời giải được nhanh hơn hay toàn diện hơn nhờ vào nhiều góc nhìn khác nhau bởi các trình độ, trình tự khác nhau của mỗi người.

* Dụng cụ:

Dễ nhất là thể hiện bằng một bảng viết cho mọi thành viên đều đọc rõ tình trạng của hoạt động công não. Nếu tiến hành cá nhân hay vài người thì có thể thay thế bằng giấy viết. Ngày nay, người ta có thể tiến hành bằng cách nối các máy tính cá nhân vào chung một mạng làm cùng tiến hành việc công não. Bằng cách này những người ở xa nhau cùng có thể tham gia và việc tập kích còn được giúp đỡ bởi các phương tiện mạnh của tin học như là các kho dữ liệu, các từ điển trực tuyến, và các máy truy tìm dữ liệu.

* Định nghĩa vấn đề:

Vấn đề muốn giải quyết phải được xác định thật rõ ràng phải đưa ra được các chuẩn mực cần đạt được của một lời giải đáp. Trong bước này thì vấn đề sẽ được cô lập hóa với môi trường và các nhiễu loạn. Nói theo cách chuyên môn đây là bước đầu tiên xác định nội hàm của vấn đề và xác định các khả năng, các điều kiện cần hay đủ của một lời giải.

* Tập trung vào vấn đề:

Đây là bước tập kích. Tránh các ý kiến hay các điều kiện bên ngoài có thể làm lạc hướng buổi làm việc. Trong giai đoạn này người ta thu thập tất cả các ý niệm, ý kiến và ngay cả các từ chuyên môn có liên quan trực tiếp đến vấn đề cần giải quyết (thường có thể viết lên giấy hoặc bảng tất cả). Những ý kiến này đều được xem là có vai trò ngang nhau không phân biệt chi tiết lớn nhỏ. Việc ghi chép ra bảng cũng không nhất thiết phải liệt kê hay sắp xếp theo trình tự nào hết.

Trong phần này, chúng ta chú ý các điều sau:

– Kết hợp nhiều ý tưởng để tạo ra ý tưởng mới:

Đây là một bước vô cùng quan trọng trong việc tìm kiếm những ý tưởng mới. Giả sử ta có một cây đèn và một chiếc đồng hồ trong tay, nếu kết hợp chúng lại thì sẽ như thế nào? Một cây đèn có gắn đồng hồ? Một chiếc đèn hẹn giờ bật tắt? Một chiếc đồng hồ dạ quang? Hay đồng hồ sử dụng năng lượng ánh sáng? Một chiếc đồng hồ du lịch có thể phát sáng để soi đường? Kết hợp hai hay nhiều thứ khác nhau lại với nhau theo chức năng, hình dạng, cấu tạo và bạn sẽ bất ngờ với những ý tưởng mới nghe có thể là vô lý những hoàn toàn có thể là bước bắt đầu cho một sản phẩm đột phá.

– Đặt ý tưởng trong những điều kiện khác thường và đối nghịch:

Cố gắng khai thác sự đối nghịch với ý tưởng đang có sẽ giúp ta có 2 ý tưởng hoàn toàn khác nhau. Ví dụ như tại sai phải xây một ngôi nhà đầy góc cạnh mà không xây một ngôi nhà tròn? Hay tại sao phải lắp ráp một máy tính có kích thước lớn mà không lắp ráp một máy tính thật nhỏ gọn, tiết kiệm diện tích?

Bên cạnh đó hãy đặt ý tưởng vào trong những điều kiện khác thường. Ví dụ một chiếc máy tính thu nhỏ hết cỡ thì sẽ như thế nào? Có thể xách tay? Có thể bỏ túi áo? Hay thậm chí có thể ghép dưới da?

* Loại bỏ các chi tiết cảm tính không liên quan:

Không được phép đưa bất kì một bình luận hay phê phán gì về các ý kiến hay ý niệm trong lúc thu thập. Những ý tưởng thoáng qua trong đầu nếu bị các thành kiến hay phê bình sẽ dễ bị gạt bỏ và như thế sẽ làm mất sự tổng quan của buổi tập kích não. Ngoài ra, thành viên tham gia không được dù chỉ là tỏ thái độ cử chỉ chán chường, lãng ý, hay khinh khỉnh đối với các ý kiến đóng góp. Thành viên cung cấp ý kiến không nên dùng các câu có đại từ xưng hô (như là ”anh, các anh, bạn, các bạn, đồng chí, …”) thay vào đó là các câu chỉ có các động từ chỉ hành động hay thao tác.

* Khuyến khích tinh thần tích cực:

Mỗi thành viên cần thực sự cố gắng đóng góp và phát triển các ý kiến tùy theo trình độ, khía cạnh nhìn thấy riêng và không giới hạn cách nhìn của mỗi thành viên.

* Cuối cùng là phải biết đặt ra những giới hạn và luật lệ khi brainstorming

Việc liệt kê các ý tưởng một cách lan tràn sẽ dễ dẫn tới đi quá xa vấn đề cần giải quyết nếu bạn không đặt ra một hàng rào giới hạn nó và thực hiện theo. Ví dụ, khi nghĩ về quảng cáo một loại nước hoa thì bạn không phải suy nghĩ phát triển ra tới tình hình thế giới, hay khi tìm hiểu về con đường thì không cần phát triển ý tưởng lan qua lãnh vực thể thao chẳng hạn. Giới hạn hợp lý giúp bạn tập trung vấn đề và kiếm thật nhiều ý tưởng hữu dụng mà không mất quá nhiều thời gian, nhưng nếu giới hạn quá nhỏ có thể sẽ giới hạn luồng suy nghĩ của bạn.

Đến đây bạn đã nắm bắt được cơ bản của kỹ thuật brainstorming. Ý tưởng sáng là thứ đóng vai trò quyết định trong bất cứ lĩnh vực nào và giới hạn của bộ não bạn là vô cùng. Hãy kết hợp và sử dụng Brainstorming đúng lúc để khai thác nó một cách hiệu quả nhất. Tập thành thói quen thúc đẩy não làm việc hết sức khi cần ý tưởng. Hãy nhớ rằng một ý tưởng tốt là bước đầu tiên để có một tác phẩm hoàn hảo.

Các bước tiến hành

– Tổng thời gian cho 1 buổi công não sẽ tùy theo tầm cỡ và độ sâu của vấn đề, tùy trình độ và sự phân tán về chuyên môn, và tùy số lượng người tham gia thường kéo dài từ 30 phút đến vài tiếng. Số lượng người tham gia tối đa thường là 10 – 15.

– Trong nhóm lựa ra 1 người trưởng nhóm (để điều khiển) và một người thư kí để ghi lại tất cả ý kiến (cả hai công việc có thể do cùng một người thực hiện nếu tiện).

– Xác định vấn đề hay ý kiến sẽ được tập kích. Phải làm cho mọi thành viên hiểu thấu đáo về đề tài sẽ được tìm hiểu.

– Thiết lập các “luật chơi” cho buổi tập kích não. Chúng nên bao gồm:

+ Người trưởng nhóm có nhiệm vụ điều khiển buổi làm việc.

+ Không một thành viên nào có quyền đòi hỏi hay cản trở, đánh giá, phê bình hay thêm bớt vào ý kiến, từ vựng nêu ra, hay giải đáp của thành viên khác.

+ Không có câu trả lời nào là sai!

+ Tất cả câu trả lời, các ý, các cụm từ, ngoại trừ nó đã được lập lại đều sẽ được thu thập ghi lại (cách ghi có thể tóm gọn trong một chữ hay một câu cho mỗi ý riêng rẽ).

+ Vạch định thời gian cho buổi làm việc và ngưng khi hết giờ.

– Bắt đầu tập kích não: Người lãnh đạo chỉ định hay lựa chọn thành viện chia sẻ ý kiến trả lời (hay những ý niệm rời rạc). Người thư kí phải viết xuống tất cả các câu trả lời, nếu có thể công khai hóa cho mọi người thấy (viết lên bảng chẳng hạn). Không cho phép bất kì một ý kiến đánh giá hay bình luận nào về bất kì câu trả lời nào cho đến khi chấm dứt buổi tập kích.

– Sau khi kết thúc tập kích, hãy lược lại tất cả và bắt đầu đánh giá các câu trả lời. Một số lưu ý về chất lượng câu trả lời bao gồm:

+ Tìm những câu ý trùng lặp hay tương tự để thu gọn lại.

+ Góp các câu trả lời có sư tương tự hay tương đồng về nguyên tắc hay nguyên lí

+ Xóa bỏ những ý kiến hoàn toàn không thích hợp.

+ Sau khi đã cô lập được danh sách các ý kiến, hãy bàn cãi thêm về câu trả lời chung.

Lưu ý:

– Đối với một đề tài lớn hay có vai trò thiết yếu: Thường người ta sẽ có vài buổi công não. Trong đó, vấn đề sẽ được chia làm nhiều mối nhỏ hơn và mỗi buổi tập kích não sẽ tập trung theo từng mối. Buổi đầu thường sẽ tập trung vào các đề tài tổng quát nhất và cách chia vấn đề thành nhiều mối. Buổi cuối có thể dành cho tổng kết và đưa ra cái nhìn và biện pháp thực tế cho việc giải quyết đề tài.

– Trong các buổi làm việc tập trung cao dài hơn 1 giờ thường cần xen vào 5 – 15 phút giải lao cho mỗi giờ nhằm mụch đích xả bớt sự căng thẳng và giúp thành viên có thể có thêm các ý tưởng thoáng mới thông qua giờ giải lao.

Trên đây là những thông tin cơ bản của kỹ thuật brainstorming. Ý tưởng sáng là thứ đóng vai trò rất quan trọng trong bất cứ lĩnh vực nào và giới hạn của bộ não bạn là vô cùng. Hãy kết hợp và sử dụng brainstorming đúng lúc để khai thác nó một cách hiệu quả nhất. Tập thành thói quen thúc đẩy não làm việc hết sức khi cần ý tưởng. Hãy nhớ rằng một ý tưởng tốt là bước đầu tiên để có một tác phẩm hoàn hảo.

Trần Bình tổng hợp